La gestion à l'affaire
Objectifs de la gestion par affaire
- La gestion par affaire donne en permanence une vue financière synthétique
des affaires traitées. - C’est le suivi d’une commande complexe ou d’un ensemble de commande en
ce qui concerne :
▪ Les budgets prévus qui fixent l’enveloppe des dépenses
▪ Les commandes d’achats affectées en cours, puis reçues
▪ Les sorties magasins ou la sous-traitance consommées
▪ La main-d’œuvre réalisée
▪ Les pièces de rechanges fournies
Principe de la gestion par affaire
- En comptabilité, tous les frais engagés (magasin, BE, fabrication, chantiers etc.)
peuvent être automatiquement ventilés en comptabilité analytique soit par
section, par rubrique, ou rubrique et famille. - L’utilisation de la gestion par affaire :
• Mise en œuvre des paramètres
• Saisie des libellés analytiques
• Saisie de la commande
• Saisie du budget d’affaire lié à la commande
• Saisie de l’échéancier d’affaire
• Révision éventuelle du budget
• Gestion du bilan d’affaire
• Détail des relevés de consommation ou des relevés d’heures
• Cloture de l’affaire.
1. Comment activer la gestion à l'affaire ?
Paramétrage
Contrôle code et ligne sur affaires
Si O : contrôle l’existence et l’ouverture de l’affaire lors de la création de l’affectation d’une commande d’achat à une affaire
2. Création de section ou de rubrique analytique
- Les sections ou rubriques analytiques correspondent aux critères de répartition que l’on souhaite
définir et qui sont spécifiques pour l’entreprise. - Par exemple, on peut définir comme première section analytique le département et comme
deuxième section le dossier ou le secteur d’activité.
Création de section ou de rubrique analytique
• Pour les sections il faut également les créer dans les paramètres généraux pour pouvoir les affecter aux articles
• Un dernier critère de répartition possible est le code famille. Ils se créent depuis les paramètres généraux (280)
3. Création d'une affaire
Nous allons à présent créer une affaire depuis une commande :
La commande définit le futur ordre de fabrication (article à fabriquer, quantité, délai, etc.) et/ou la réservation du client.
Si la gestion par affaire est activée, une fiche affaire (bilan, budget, etc) est automatiquement créée lors de la création de la commande.
La saisie de la commande client
Dans la colonne N°Affaire, on vient indiquer le numéro de l’affaire que l’on veut créer. Par défaut c’est le numéro de la commande qui est repris ici.
Groupe d'affaires
Il est possible de regrouper plusieurs sous-affaires dans un même groupe d’affaires.
Pour cela, il suffit de leurs donner comme numéro d’affaire les mêmes 5 premiers caractères (digit).
L’appel de l’affaire: 5 premiers caractères + « 0 » permettra de regrouper toutes les (sous) affaires.
Le paramètre 30 / 2 permet de cocher par défaut le regroupement par sous-affaires dans le programme de bilan d’affaire.
4. La fiche Affaire
Depuis le Module Affaires > Fiche Affaires
La fiche affaire centralise l’ensemble des informations relatives à une affaire en particulier.
Il est possible depuis cette dernière de consulter les bilans, planning, pièces etc… liés à l’affaire et de créer des pièces commerciales rattachées à cette affaire.
Un tableau affiche tous les budgets et avenants liés à l’affaire.
5. Le budget d'affaire
• Saisie du budget d’affaire
• Le budget d’affaire permet de tenir compte de tous les frais engagés (magasin, BE, fabrication, chantiers etc.). Ces frais peuvent être ventilés automatiquement en comptabilité analytique soit par section, par rubrique ou rubrique et famille.
Le Programme de Budget d’affaire est accessible depuis le module Affaire ou directement par un bouton depuis la commande client.
Première étape : Appel de l’affaire N°affaire + ligne (sous-affaire)
Appel du numéro d’affaire + ligne 000 : Budget sur l’ensemble des lignes de l’affaire
Budget : Valorisation Nomenclature
Pour chaque ligne de ventilation (code section, rubrique analytique ou code famille), on affecte un budget initial par type de frais : frais généraux, MP stock, MP Affaire, outillage, sous-traitance ou Main d’œuvre + un nombre d’heures de travail.
Il est possible de revoir le Budget une fois que celui-ci a été créé.
Les avenants peuvent être notamment des compléments de budget liés à des plus-values vendues, des modifications du projet, etc.
6. L'échéancier d'affaire
• Dans l’échéancier d’affaire on enregistre les événements qui cadenceront les différentes phases de réalisation et de règlements.
• A tout instant on aura une situation financière précise sur les différentes phases de l’affaire.
L'échéancier d'affaire : Échéances Multiples
Dans l’onglet Échéances Multiples, on peut indiquer les différentes tranches de facturation en précisant le taux global du montant de la facture.
L'échéancier d'affaire : Situation d'affaires
Si on y indique les facturations et les règlements réalisés, on pourra suivre précisément la situation financière de l’affaire. Pour chacune des échéances, on indiquera sa nature, son montant, son mode de règlement et sa date d’échéance.
7. Le bilan d'affaire
Comment affecter les achats matières / composants à une affaire ?
Lorsque je saisis une commande fournisseur, je viens ajouter manuellement le numéro d’affaire et la ligne d’affaire afin d’imputer le montant de l’achat au budget de l’affaire
Lorsque je viens dans mon bilan d’affaire, je retrouve la valeur de ma commande d’achat dans la colonne « commande achat engagée ».
Après réception des marchandises, la matière est utilisée/consommée en production depuis la saisie retour atelier.
Le montant de l’achat de matière se retrouve dans la colonne réalisée M.P. Stock une fois que la matière a été consommée.
- Pour la sous-traitance, le principe est identique: au moment de la réception, la consommation de l’opération de sous-traitance est effectuée automatiquement > le montant de l’opération remonte dans la partie Réalisé Sous-Traitance
- Pour la main d’œuvre, lors de la saisie des temps (retour atelier, temps réel, etc), la valorisation des temps passés remonte dans la partie M.O Main d’Œuvre ainsi que le nombre d’heure.
- Un clic dans le tableau permet d’afficher le détail des achats, réalisations.
8. Clôture de l'affaire
• Pour clôturer une affaire, il suffit de lui affecter une Date de Fin dans le bilan d’affaire. La zone est accessible seulement si tous les ordres de fabrications liés à l’affaire ont été contrôlés terminés et si toutes les lignes de commande ont été expédiées et facturées.
• A partir de ce moment, plus aucun élément ne pourra être affecté à l’affaire.
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